Durch die Zusammenstellung meiner beruflichen, ehrenamtlichen und privaten Engagements bin ich viel unterwegs und habe mehrere Arbeitsplätze, von denen ich Dinge zu erledigen habe. Selbst wenn ich mich auf die Hauptarbeitsplätze beschränke, komme ich zumindest auf mein Büro in Kassel, das Homeoffice, eine beliebige Parkbank oder den Tisch im Café sowie Seminar- und Besprechungsräume an verschiedenen Standorten. Damit ich jederzeit produktiv sein kann, habe ich die meisten Arbeitsschritte digitalisiert und versuche noch stärker am papierlosen Büro zu arbeiten (was sich spätestens bei der Kundenkommunikation nur als langsamer Prozess zur Annäherung herausstellt). In diesem und in einigen weiteren Beiträgen möchte ich meine Arbeitsumgebung und die wichtigsten Werkzeuge hierfür vorstellen. Den Anfang macht dropbox als zentraler Speicher und Datenverteiler.
Problem: Arbeitsdateien jederzeit verfügbar haben
Alles synchron
Sowohl im universitären Umfeld, als auch im Trainer- und Beratergeschäft steht Wissen als zentrale Ressource im Mittelpunkt aller Arbeit. Dieses Wissen ist in den allermeisten Fällen als Text oder Bild verfügbar und wenn man auf das gesammelte Archiv zugreifen möchte, kommen schnell mehrere Gigabyte an Daten zusammen. Darüber hinaus gibt es in laufenden Projekten immer Arbeitsdateien, die in mehreren Versionen oder Formaten vorliegen, an denen jederzeit gearbeitet werden kann (sollte zumindest so sein). Wenn man nun an mehreren Geräten wie dem heimischen PC, dem Bürorechner, Laptop und Smartphone oder Tablet arbeitet, stellt sich die Frage, wie der Zugriff jederzeit möglich und vor allem synchron ist. Auch muss man sich Gedanken über Backupstrategien machen, um nicht durch einen Ausfall auf einem Gerät wichtige Daten zu verlieren und wie in Teams Daten zur Verfügung gestellt werden können.
Lösung: Cloudspeicher
Es wird sehr schnell deutlich, dass eine zentrale Ablage für ein solches Szenario kaum umgänglich ist. Lässt man die unterschiedlichen Arbeitsplätze außer Acht und schaut sich nur mehrere Geräte an, kommen lokale Speicherlösungen wie eine NAS oder auch (aufwändiger) Wechseldatenträger in Frage. Sobald man jedoch den räumlichen Arbeitsplatz verlässt oder Daten weitergeben möchte, stoßen diese Lösungen an ihre Grenzen. Die logische Erweiterung stellen somit Cloudspeicher dar. Hier gibt es mittlerweile eine sehr breite Auswahl an Anbietern und Angeboten. Um nur einige zu nennen: Amazon Clouddrive, Google Drive, Microsoft OneDrive, Sugarsync, dropbox, Apple iCloud Drive, Owncloud (wenn man selbst Hand anlegen möchte),…
The Winner is: dropbox
Apps einfach und übersichtlich eingebunden
Die grundlegende Funktionalität von Speichern, Absicherung und Zugriff bieten alle genannten Lösungen. Für meine Auswahlentscheidung stand zunächst die Verfügbarkeit für verschiedene Systeme (iOS, Windows XP, 7 und 8) in nativen Programmen im Vordergrund. Darüber hinaus ist die Integration in verschiedene Apps und Tools ein entscheidender Faktor der Produktivität. Insbesondere im Windows-Explorer und die Einbindung in mobile Office-Anwendungen sind für mich entscheidend.
Darüber hinaus ist es natürlich auch eine Frage des Speicherplatzes und der Kosten. Die meisten Anbieter bieten zwar in der kostenlosen Version deutlich mehr (2GB vs. 5-25GB, aber durch Nutzerwerbung, Appnutzung und weitere Aktionen kann der eigene Platz deutlich vergrößert werden (grob überschlagen auf mehr als 40GB). Sollte das dann auch nicht mehr ausreichen, lässt sich überall noch Speicher hinzukaufen. Bei mir war das in Infolge einer ausgelaufenen Aktion der Fall, durch die ich 32GB weniger zur Verfügung hatte und somit auf die Pro-Version umgestiegen bin. Hier bietet dropbox aus meiner Sicht einen sehr guten Preis, bei gleichzeitig bester Integration in verschiedene Systeme. So kostet 1TB 99 EUR im Jahr, die aber auch durch Aktionen reduzierbar sind (z.B. 30% durch Auslaufen des Space-Race). Es sieht auch so aus, als würde der Rabatt auch bei Verlängerung der Pro-Laufzeit greifen.
Nicht zuletzt ist die Nutzerbasis ein weiteres Kriterium. Mit wem kooperiere oder arbeite ich zusammen, wie sieht das private Umfeld aus und wie hoch sind die Nutzerzahlen und deren Entwicklung insgesamt? Auch hier muss man sagen, dass dropbox mit zu den Marktführern gehört. Also kurzum, die Wahl war für mich ziemlich eindeutig, zumal zum damaligen Zeitpunkt die anderen Anbieter noch Aufholbedarf hatten.
Wie nutze ich die dropbox?
Wie bereits eingangs erwähnt sind es besonders drei Funktionen, die für mich relevant sind: Synchronität, Austausch und Backups. Das ist durch die einfache Nutzung als primäre Ablage bereits gegeben und mit Verknüpfungen zu Ordnern auf dem Desktop bin ich auch jederzeit an der passenden Stelle und kann wie gewohnt nach Inhalten über die Suchfunktionen des Betriebssystems recherchieren. Backups werden erstellt und sind 30 Tage verfügbar (also ausreichend lang, wenn es sich um Fehler handelt, die schnell bemerkt werden). Ein erweiterter Versionsverlauf ist für 39 EUR im Jahr zu haben und sichert den Zugriff auf alte Versionen bis zu einem Jahr. Unbefristet ist die Versionsgeschichte dann im Unternehmenspaket. Sollte es einmal anders herum sein, dass die Daten da sind aber das Gerät entwendet: Durch Remote-Löschen bleiben die Daten in meiner Hand.
Übersichtliche Ordnerstruktur als Effizienzkriterium
Um im Team zu arbeiten und den Überblick nicht zu verlieren stelle ich jedem freigegebenen Ordner das Wort “Austausch” voran. Dadurch sind sie alle beisammen und ich weiß sofort, dass die Inhalte geteilt sind. Zum Teilen mit Kunden nutze ich die Linkfreigabe. Hierbei wird ein Downloadlink zu Daten oder Ordnern erstellt und man muss nicht eingeloggt sein um an die Dateien zu kommen. Dank der Pro-Version kann ich diese Links mit Passwort und Ablaufdatum versehen, so dass ich mir keine Gedanken um ungesicherten Zugriff machen muss.
In Richtung Produktivität steht insbesondere die Integration mit anderen Diensten und Programmen im Fokus. Kleine Tools wie PDF-Unite führe ich direkt aus einem dropbox-Ordner aus und habe sie damit jederzeit griffbereit und muss sie nur einmal für alle Geräte aktualisieren. Bei größeren Programmen landen Nutzungsdaten in dem gleichen Ordner und sind somit von verschiedenen Geräten und Anwendungen erreichbar (z.B. Citavi). Weitere Apps wie Scanner, Passwortsave und Stechuhr legen ihre Daten ebenfalls hier ab. Einen weiteren Ordner habe ich für Lesematerial. Dafür habe ich bei IFTTT ein Skript erstellt, dass jede Textdatei, die in diesen Ordner kommt in ein PDF umwandelt und an meinen eBook-Reader per Mail schickt. Abschließend ist die direkte Nutzung aus Apps wie Officeanwendungen ein weiterer schlagender Vorteil, u.a. wenn man auf dem Weg zu einer Präsentation auch noch im Laufen etwas ändern oder ergänzen kann.
Fazit
Für mich ist meine dropbox zu einem absolut wichtigen Begleiter in Beruf, Ehrenamt und Privatleben geworden. Vom geteilten Haushaltsbuch, Fotos anschauen, Projektdaten kollaborativ bearbeiten, Präsentationen zur Verfügung stellen über die Datensicherung bis hin zur Integration verschiedener Dienste habe ich bisher immer eine schnelle Lösung erhalten. Auch die Pro-Funktionen sind durch umfangreiche Nutzung nötig und hilfreich, insbesondere im beruflichen Umfeld. Einziges Manko sehe ich in der Sicherheit, da meine Daten online sind und die Server nicht bei mir zuhause stehen. Aber das ist ein nur kleines Problem im Vergleich zur gewaltigen Produktivitätssteigerung.