In den letzten Wochen habe ich mich für ein kommendes Projekt viel mit Bewerbungen und Ausschreibungen beschäftigt. Hierbei habe ich mir die Frage gestellt, welche Elemente eine besonders starke Wirkung auf die Vergabe der Stellen und Projekte haben. Im öffentlichen Sektor sind das vor allem die formalen Kriterien wie Abschlüsse und Noten, in der Wirtschaft Ausbildung und Berufserfahrung, in freien Berufen oder der Selbstständigkeit… Hier fehlen häufig Arbeitszeugnisse und auch formale Qualifikationen sind nur bedingt aussagekräftig. Entscheidender ist die praktische Erfahrung und ein guter Ruf. Wie man einen guten Ruf aber in eine Bewerbung oder ein Angebot umsetzt, ist eine harte Nuss. Der entsprechende Nachweis lässt sich zum Beispiel durch Referenzschreiben erbringen.
Schwierig: Sich selbst oder ein Produkt anpreisen.
Man kann ein Referenzschreiben als eine Empfehlung betrachten, die aber nicht direkt an eine Person gerichtet ist. Es wird ausgestellt, um einer Person oder Organisation etwas an die Hand zu geben, dass ihre Leistung, Einstellung oder Motivation bescheinigt. Das Referenzschreiben wird jedoch freiwillig ausgestellt und unterliegt nicht der verklausulierten Bewertung. Es soll quasi ein gutes Wort bei neuen Kontakten einlegen und die Beziehung zwischen Referenzgeber und -nehmer positiv rekapitulieren.
Wichtige Bestandteile eines Referenzschreibens
Wer in die Situation kommt, ein Referenzschreiben aufzusetzen oder zu erhalten, sollte darauf achten, dass ein paar Punkte auf jeden Fall abgedeckt sind. So finden sich in brauchbaren Referenzschreiben in jedem Fall enthalten:
- eine Vorstellung der ausstellenden Person oder Organisation, sowie deren Kontaktdaten
- eine Auftrags- und Arbeitsbeschreibung, inklusive der Dauer
- die Bewertung der geleisteten Arbeit und deren Ergebnisse
- Aussagen über die Kooperation mit den Referenzempfänger
Interessant ist auch der Ablauf des Erstkontakts. Anschließend kann auf die Persönlichkeitsmerkmale, Kompetenzen und Besonderheiten des Referenzempfängers eingegangen werden, um so die Verbindung zu den wesentlichen Aufgaben und Tätigkeitsbereichen des Auftrags überzugehen. Die hier genannten Erwartungen können dann mit den erbrachten Leistungen vergleichen und bewertet werden. Leicht zu vergessen, aber ein besonderer Bonus sind Aussagen über die Kommunikation und Zusammenarbeit mit anderen Organisationsmitgliedern als dem direkten Auftraggeber.
Abschließend sollte noch der Grund für das Ende des Auftrags genannt werden – meist ist dies einfach der Projektabschluss – und eine Empfehlung für zukünftige Auftraggeber formuliert werden. Diese kann eine zusammenfassende persönliche Wertschätzung des Referenzempfängers beinhalten und auch die Aufforderung zum persönlichen Kontakt zum Referenzgeber. Hierdurch wird nachdrücklich darauf hingewiesen, dass die Arbeit exzellent war. Für den Referenzempfänger ist ein solches Schreiben sicherlich hilfreich – und natürlich auch für den Auftraggeber, welcher für den Leser als Experte in Erscheinung tritt.
Digitale Referenzen in Sozialen Netzwerken
Auf XING wird in der Hilfe zur Abgabe von Referenzen Folgendes vermerkt: “Die Funktion, Referenzen abzugeben oder zu bearbeiten, wird derzeit technisch überarbeitet und steht deshalb momentan nicht zur Verfügung. Vielen Dank für Ihr Verständnis.” Zumindest für die Zukunft scheint dies aber wieder geplant zu sein und ist im Hinblick auf die Konkurrenz durch LinkedIn durchaus sinnvoll.
Referenz auf LinkedIn verfassen
Wenn man eben hier hinschaut findet man sogar zwei Formen der Referenz. Zum einen ist dies die ausformulierte, allgemeine oder auf eine Kooperation bezogene Referenz durch Kunden oder Kollegen. Diese gestaltet sich wie “klassische” Referenzen in Papierform, ist jedoch in den meisten Fällen deutlich kürzer gefasst. Durch die direkte Kontaktmöglichkeit und den Bezug auf eine Stelle oder ein Projekt sind diese Punkte aber auch nicht von Nöten. Die zweite Form ist das Bestätigen von Kompetenzen. Hierbei wird in standardisierter Form, ohne Kommentar, eine im Profil angegebene Kompetenz oder Wissen bestätigt. Für Besucher des Profils wird somit über die Anzahl der Zustimmungen zu Kompetenzen deutlich, dass diese nicht nur eine Selbsteinschätzung sind. Für Referenzgeber ist diese Form besonders niedrigschwellig, da die eigene Arbeit sich auf nur wenige Klicks beschränkt. In Beiden Fällen können die erhaltenen Empfehlungen durch den Empfänger der Referenzen jedoch ausgeblendet bzw. abgelehnt werden, ähnlich zur Frage, ob ein bestimmtes Referenzschreiben einer Bewerbung beigelegt wird.
Warum Referenzschreiben besonders wirksam sind
Besonders hervorzuheben ist die Freiwilligkeit von Referenzschreiben. Alleine die Tatsache, dass eine solche Referenz verfasst wurde, zeugt vom Respekt gegenüber der geleisteten Arbeit. Sie sind somit auch für Berufseinsteiger eine ideale Ergänzung zu formalen Zeugnissen, da hier ein Mehrwert gegenüber anderen Bewerbern deutlich wird. Insbesondere weiche Merkmale wie Motivation, Begeisterungs- oder Teamfähigkeit tauchen in offiziellen Dokumenten nicht auf. Hier wird nur das Fachwissen thematisiert.
Bei der Kundenakquise oder ganz allgemein im Marketing wird deutlich, was ein solches Schreiben bewirken kann. Stellen Sie sich die Situation vor, dass zwei Anbieter in etwa die gleichen Leistungen anbieten. Der erste Anbieter legt Ihnen mehrere Referenzschreiben von ehemaligen Auftraggebern vor, präsentiert aber sonst nicht viel von seiner Person oder vergangenen Projekten. Der zweite Anbieter legt Ihnen ein Faltblatt mit seinen Leistungen, mehrere Zeugnisse von Hochschulen und Weiterbildungen vor und preist seine Vorzüge an. Letztlich ist Ihnen wichtig, dass der Auftrag, den Sie erteilen, zuverlässig, schnell und professionell ausgeführt wird. Es ist also eine Frage, wem Sie mehr Glauben schenken – der Selbstbewerbung oder der Referenz. Meistens wird hier die Referenz, also die Empfehlung eines Kollegen, vorgezogen.
Wie man zu Referenzen und -schreiben kommt
Der Nutzen von Referenzschreiben sollte somit deutlich geworden sein. Es stellt sich nun die Frage, wie man sie bekommen kann. Prinzipiell können Referenzschreiben von jeder Person verfasst werden. Deshalb macht es Sinn, auf die Reputation des Referenzgebers zu achten. Diese kann über eine Organisation, Titel oder deren Bekanntheit zugeschrieben werden. Referenzen von Kollegen, Kommilitonen und Freunden machen deshalb selten Sinn. Auftraggeber, Professoren oder Kunden sind vorzuziehen. Während des Studiums habe ich im Rahmen meiner ehrenamtlichen Tätigkeiten von Kooperationspartnern Referenzschreiben erhalten und auch selbst ausgestellt. Hierbei ist es ratsam, auf Briefpapier der Organisationen/Vereine zurückzugreifen, da so ein professionellerer Eindruck erzielt wird. Der große Vorteil der Onlinereferenzen gegenüber dem gedruckten Pendant ist das Hintergrundwissen zum Referenzgeber. Dieser ist durch Karriereprofil und Netzwerk besser einzuschätzen, womit auch ehemalige Kommilitonen oder Kollegen als Referenzgeber interessanter werden.
Niedrigschwellig, direkt und übersichtlich: Bestätigte Kenntnisse auf LinkedIn
In den meisten Fällen werden Referenzschreiben jedoch nicht angeboten. Es lohnt sich von daher initiativ nachzufragen, ob es denn möglich sei. Oft sind die Angesprochenen etwas überrascht oder gar überfordert. Ein selbst vorbereitetes Schreiben für die Auftraggeber in der Hinterhand zu haben kann dann Wunder wirken. Die standardisierte Form auf LinkedIn sowie die automatisierte Nachfrage über das System senken die Hemmschwelle für Empfehler weiter. In Seminaren kann aber auch im Feedbackbogen bzw. parallel dazu nach Referenzen durch die Teilnehmer gefragt werden oder allgemein Feedback für die eigene Arbeit per Nachfrageschreiben eingeholt werden. So lassen sich sehr schnell mehrere Aussagen über die Qualität der erbrachten Leistungen sammeln und der nächste Auftraggeber oder Teilnehmer ist leichter überzeugt.